راهکارهای ایجاد ارتباط اثر بخش

برقراری ارتباط اثر بخش
بخش عظیمی از زندگی، حول ارتباط با سایر انسان ها می گردد. ساده ترین تعریفی که از ارتباط بین انسان ها می توانیم داشته باشیم، تبادل اطلاعات، اندیشه، احساس بین دو واحد انسانی از طریق ابزارهای موجود است. مسئله ای که بسیاری از ما در آن مشکلات فراوانی داریم. به عنوان مثال، هنگام صحبت در جمع استرس داریم، در بسیاری از موقعیت ها نمی توانیم گوش دهیم، در انتقال منظور خود ضعیف هستم و به عبارت کلی تر توانایی برقراری ارتباط موثر را نداریم.

این ناتوانی در فرد دلایل فراوانی دارد؛ مثلا می توان ریشه آن را در شیوه تربیت از بدو تولد تا مسائلی مشکل زا در جامعه، جست و جو کرد. مسائلی همچون، قوانین، تابوها، سانسور، تعارف و خشونت؛ اما این ناتوانی، تنها مختص حیطه فردی نیست؛ و سازمان ها، ارگان ها و حتی حکومت ها نیز ممکن است دچار چنین ضعفی باشند؛ همه ما سازمان هایی را می توانیم نام ببریم که هریک از بخش های آن به می توانند به صورت جداگانه از عهده وظایف خود برآیند، اما کل مجموعه از عملکرد مناسبی برخوردار نیست.

جدا از دلایل و ریشه های بروز ناتوانی در برقراری ارتباط و همچنین نتایج آن، با دو پرسش اساسی روبرو هستیم؛ اصلاً دلیل برقراری ارتباط چیست؟ برای رسیدن به چنین هدفی چه باید کرد؟ از پاسخ پرسش اول، بسیاری از ما آگاهیم؛ انسان ها برای ایجاد تغییر مطلوب رفتاری و نگرشی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. برای ایجاد چنین تغییر مطلوبی از طریق ارتباط، چه باید کرد؟

برای رسیدن به پاسخ این سوال، بهتر است، از ابزارهای ارتباطی هر فرد شروع کنیم. مسلماً ابتدایی ترین، اساسی ترین و در عین حال کهن ترین ابزارهای ما برای برقراری ارتباط، نوشتار، شنیدار، گفتار و حرکات بدن است. ما از لحظه چشم گشودن به این دنیا با این سه ابزار آشنا می شویم و هر روز از آن ها استفاده می کنیم؛ اما چقدر بر روی آن ها تسلط داریم؟

ارتباط اثر بخش در نوشتار
برای واضح شدن مقدار تسلط خود در نوشتن به مسئله گزارش نویسی در سازمان ها بپردازیم. همه ما یا خود تجربه کرده ایم یا شنیده ایم یا دیده ایم که با گزارش ها و نامه نگاری های سازمانی، مانند یک تکلیف حوصله سربر برخورد می شود که باید انجام شود؛ و همه بدون کوچک ترین تغییری این روال را تکرار می کنند. حقیقت امر این است که مشکل از گزارش نویس و یا نامه نگاری نیست، مشکل از آگاهی و تسلط ما در نوشتار آن هاست. به عنوان مثال چه تعداد از افراد سازمان ها با تکنیک SPIN آشنا هستند؟ افراد فعال در سازمان ها حتی در زمینه های ساده تری نیز در نوشتار با ضعف مواجه هستند؛ که چند مورد از آن ها در اینجا نام خواهیم برد:

– همه سعی دارند که خود نوشته های خود را ویرایش نمایند و بعد از یک مدت متوجه می شوند که نوشته های قبلی خود را نمی پسندند.

– هیچ وقت قبل از نوشتن فکر نمی کنند که موضوع مورد نظر در چه ساحتی قرار می گیرد؛ خبری، دستوری، پرسشی، تقاضا؛ تا بر اساس آن، لغات و جملات متناسب با فضای متن پیش برود.

– همواره بر اساس یک قانون نامشخص، از جملات طولانی خشته کننده و کلمات ثقیل استفاده می کنند.

– از چگونگی نشانه گذاری صحیح و قواعد نگارشی ابتدایی آگاه نیستند.

واضح است که با چنین وضعیتی، ارتباط مفیدی از طریق نوشتار برقرار نمی شود.

ارتباط اثر بخش در شنیدار
به جرات می توان گفت اکثر ما، در زمینه شنیداری نسبت به سایر ابزار برقراری ارتباط، با مشکلات اساسی تری مواجه هستیم. سیستم آموزشی جامعه، از کودکی، گوش دادن را برای ما همراه با تحقیر و دستور تعریف کرده است؛ در کلاس های درس همواره برای این که گوش دهیم به ما دستور داده شده و گاه تحقیر شده ایم. همچنین استفاده از سایر ابزارها را همراه با تکنیک های مربوط به آن (چه کم، چه زیاد) به ما آموزش داده اند؛ اما شنیدار برای ما همواره ابزاری بوده است که ناخودآگاه باید فرا بگیریم؛ بدون علم و تکنیک خاصی. نتیجه این که ما شنیدن را یاد گرفته ایم، نه گوش دادن را.

خالی از لطف نیست که سه مورد از عملکردهایی که ما را در بهتر گوش دادن به صحبت دیگران یاری می نماید، بیان کنیم:

– به بعضی از حرکات عادی خود که دائما تکرار می کنیم، توجه نماییم. به عنوان مثال، تعارف کردن. از این پس دقت کنیم که وقتی در جواب به فرد دیگری می گوییم: «جانم بگو» با آن فرد، وارد یک قرارداد شده ایم و باید به آن پایبند باشیم. ضمنا لزومی ندارد که به طور حتم وارد این قرارداد شویم.

– از گوینده حمایت کنیم و در گفتار با آن شریک شویم؛ مثلا وقتی در صورت فقدان واژه برای تکمیل جمله، در پیدا کردن کلمات به او کمک کنیم.

– حین گوش دادن کار دیگری نکنیم.

اما همه مشکلات از طرف شنوده نیست، بهتر است حین گفتار، برای یاری شنوده در بهتر گوش دادن این نکات را رعایت کنیم:

– برای بحث، ابتدا، وسط و انتها تعیین کنیم و به عبارت دیگر به گفتار خود ساختار دهیم.

– بحث را خوشایند و جذاب کنیم.

– با شنوده هم سطح شویم.

– بدانیم چه می گوییم و به بیان بهتر؛ گفته هایمان عمق داشته باشد و از هر دری صحبت نکنیم.

مطالعه بیشتر